Alfonso Yagüe García
Yecla cuenta con una vida asociativa que muchos municipios envidiarían. Que una ciudad de 36.000 habitantes disponga de más de un centenar de asociaciones de todo tipo, capaces de organizar junto al Ayuntamiento más de 600 actos al año, no está al alcance de muchas ciudades españolas.
Las asociaciones realizan un esfuerzo encomiable que, en muchos casos, no obtiene la repercusión ni la difusión que merece. A veces porque “no hay público para tantos actos”; otras, por la falta de coordinación, que provoca coincidencias de fechas e incluso de horarios con otros eventos importantes; y, en ocasiones, por no tener en cuenta algunos aspectos fundamentales en la organización de cualquier acto.
Me gustaría detenerme brevemente en algunos de los errores más habituales.
Uno de los problemas más frecuentes es la falta de planificación previa. Muchas veces la organización comienza tarde, sin objetivos claros y sin un cronograma que permita repartir tareas y coordinar responsabilidades. Y todo ello, además, con la dificultad añadida de contar casi siempre con escasez de personal responsable.
El presupuesto también suele ser un condicionante importante, especialmente cuando se depende de subvenciones o patrocinadores. Pero incluso con recursos limitados hay aspectos que no se deberían descuidar: un buen equipo de sonido, una iluminación adecuada, una mínima campaña de difusión o un capítulo para posibles gastos imprevistos.
La promoción del evento es otra de las asignaturas pendientes. En ocasiones la publicidad llega tarde o resulta insuficiente. Hoy es imprescindible contar con todos los medios de comunicación disponibles, pero también saber utilizar las redes sociales de forma efectiva antes, durante y después del acto, adaptando el mensaje al público al que se quiere llegar.
Elegir el lugar adecuado también es clave. A veces se escogen espacios demasiado pequeños para la asistencia prevista o lugares poco accesibles. Y coincidir en fecha y hora con otros eventos importantes de la ciudad suele ser una apuesta casi segura al fracaso. En Yecla se echa en falta algún sistema de coordinación que permita ordenar mejor el calendario de actividades. No tiene mucho sentido concentrar media docena de actos el mismo día, como sucede con frecuencia, especialmente los fines de semana.
Otro aspecto importante es tener en cuenta la previsión meteorológica. Muchas suspensiones podrían evitarse si existiera un plan alternativo. Del mismo modo, la falta de aparcamiento cercano puede hacer que muchas personas opten por no asistir.
La parte técnica es fundamental. El lugar elegido debe contar con un sistema de sonido e iluminación adecuados. Un acto en el que no se escucha bien a los intervinientes o en el que los protagonistas apenas se ven puede arruinar el trabajo de meses. Por eso resulta imprescindible realizar ensayos previos que permitan detectar problemas técnicos o fallos en el desarrollo del evento.
Como anfitriones, también debemos cuidar a nuestros invitados y asistentes. Todos son importantes. Conviene organizar correctamente la recepción, señalizar espacios, facilitar información y contar con personal de apoyo. Y, sobre todo, garantizar que cualquier persona pueda participar en igualdad de condiciones. La accesibilidad y la inclusión no deberían ser opcionales.
Habrá ocasión de profundizar más adelante en algunas de estas cuestiones, pero existe un error que se repite con demasiada frecuencia: organizar actos excesivamente largos y tediosos. A menudo se abusa del número de intervinientes y de discursos interminables. Ser breve no significa decir menos cosas, sino saber transmitirlas mejor.
Finalmente, tan importante como organizar un acto es evaluarlo después. Analizar aciertos y errores permite aprender y mejorar futuras actividades.
Estas reflexiones nacen tanto de criterios profesionales como de la propia experiencia. En ningún caso pretenden menospreciar el enorme trabajo que realizan nuestras asociaciones locales. Muy al contrario, debemos de poner en valor una labor que merece todo el reconocimiento de las instituciones y de la ciudadanía a la que representan.
(*) Alfonso Yagüe García es socio de la Asociación Española de Protocolo (AEP)
